Prodonet tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy
Alasintie 10
90400 Oulu

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Juha-Matti Runtti
Alasintie 10
90400 Oulu
050 573 7993
juha-matti.runtti@ains.fi

3. Rekisteröidyt ja tallennettavat henkilötiedot

Prodonet on rakentamisen projektien hallintaan liittyvä järjestelmä, jossa hallinnoidaan viestintää, dokumentteja, rakentamishankkeiden sidosryhmien henkilöiden yhteystietoja. Henkilötietoina järjestelmässä on tallennettuna:

A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy henkilökunnan yhteystietoja
Urakoitsijoiden ja heidän henkilökunnan yhteystietoja
Suunnittelijoiden ja heidän henkilökuntansa yhteystietoja
Rakentamishankkeiden omistajien yhteystietoja
Hankkeiden tarjouskilpailuun osallistuneiden tahojen yhteystietoja
Muiden projektien osapuolten ja heidän henkilökuntansa yhteystietoja

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

Yhteystiedot

nimi
osoite
sähköposti
puhelinnumero
toimenkuva yrityksessä

Lisäksi järjestelmään tallennetaan tiedot henkilön käyttöoikeuksista (projektit, käyttöoikeustaso) sekä toimenpiteistään projekteissa joissa on jäsenenä.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

käyttäjän tunnistaminen
asiakassuhteen hoitaminen
projektiin liittyvän dokumentaation julkaisu ja jakelu
projektin viestintä
projektiin liittyvien tehtävien, tarkastuslistojen ja työmaapäiväkirjojen ylläpitäminen, muistuttaminen tehtävistä ja tiedon jakelu projekteissa

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

Juha-Matti Runtti
Alasintie 10
90400 Oulu
050 573 7993
juha-matti.runtti@ains.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi pyynnöstä tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista asiakassuhteen elinkaaren eri vaiheissa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy:n ulkopuolelle, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa, projekti käynnissä tai sen tiedot arkistoituna.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy:n työntekijät, joilla on korkeammat käsittelyoikeudet työtehtävänsä nojalla.

Järjestelmän tekninen ylläpito on ulkoistettu Softers Oy –yritykselle. Yrityksen työntekijöillä on erillisestä pyynnöstä oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto henkilöön liittyvistä tiedoista

Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa henkilöön liittyvistä tiedoista tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja säännöksiä sekä ohjeita.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.